Un tournage produit des centaines, parfois des milliers de fichiers. Deux ans plus tard, personne ne sait où se trouve la bonne image, quelle version est la dernière ou si l’on a encore le droit de l’utiliser. Combien de temps faut-il alors tout conserver, et comment l’organiser pour que cela serve vraiment ? Voici des repères concrets, sans prétendre remplacer l’avis d’un juriste.
Combien de temps conserver ?
Il n’existe pas de durée unique fixée par la loi pour des photos et des vidéos d’entreprise. La bonne durée dépend de trois choses :
- La valeur d’usage. Les images qui servent encore (site, présentation, recrutement) sont à garder tant qu’elles sont utilisées. Un fonds de banque d’images prend de la valeur avec le temps.
- Les droits. La cession de droits d’auteur et l’autorisation de droit à l’image sont limitées dans la durée, le territoire et les supports. Une image dont les droits ont expiré ne doit plus être exploitée.
- Les données personnelles. Une personne identifiable sur une photo est une donnée personnelle : le RGPD demande de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire. Quand un collaborateur quitte l’entreprise, il faut réexaminer l’usage de ses images.
Pour les rushes, c’est-à-dire les fichiers bruts, une pratique courante consiste à les garder le temps du projet et de ses éventuelles reprises, puis à décider ce qui est archivé et ce qui est supprimé. Cette durée se fixe en amont avec votre prestataire, dans le devis ou le contrat.
Comment les organiser ?
Une organisation simple et partagée vaut mieux qu’un système sophistiqué que personne n’applique. Quelques principes :
- Nommer les fichiers de façon logique. Par exemple : date_projet_lieu_numéro. Le nom doit se comprendre sans ouvrir le fichier.
- Séparer les étapes. Rushes, sélection, exports finaux et documents juridiques dans des dossiers distincts.
- Gérer les versions. Garder la version de référence et indiquer clairement les versions dérivées (formats, langues, durées).
- Ajouter des métadonnées. Légende, mots-clés, crédit et mention des droits dans les fichiers photo permettent de les retrouver par recherche.
- Documenter les droits. Pour chaque image : qui est autorisé à l’utiliser, où, jusqu’à quand.
Sauvegarder : la règle des 3-2-1
Un disque dur finit toujours par tomber en panne. La règle des 3-2-1 est un bon repère : trois copies de vos fichiers, sur deux types de supports différents, dont une copie hors site (par exemple dans le cloud ou dans un autre lieu). Une sauvegarde qui n’a jamais été restaurée n’est pas une garantie : testez-la de temps en temps.
| Type de fichier | À conserver | Pourquoi |
|---|---|---|
| Exports finaux (films, photos retouchées) | Longtemps, tant que les droits courent | C’est ce que vous utilisez |
| Sélection (meilleures prises et photos) | Longtemps | Permet de refaire un montage ou un export |
| Rushes bruts | Le temps du projet et des reprises, puis décision à prendre | Volumineux, peu utiles à terme |
| Contrats et autorisations | Aussi longtemps que les images sont utilisées | Preuve des droits d’usage |
Le lien avec la banque d’images
Une bibliothèque bien rangée devient un actif : on y retrouve en quelques secondes la bonne image pour un site, un salon ou une offre d’emploi. C’est là que la banque d’images prend tout son sens : elle se construit au fil de l’année, par petites séries, plutôt qu’en un seul shooting. Notre article sur les six types de photos dont toute entreprise a besoin montre ce qu’elle doit contenir.
À retenir. Conservez ce qui sert et ce qui est protégé par des droits en cours, nommez et classez dès le premier jour, sauvegardez en trois copies, et décidez dès le devis du sort des rushes. Pour les questions de droit, rapprochez-vous de votre conseil juridique.
Une bibliothèque d’images à structurer ?
Nous livrons des fichiers nommés, classés et accompagnés de leurs droits d’usage.