Un rodaje produce cientos, a veces miles de archivos. Dos años después, nadie sabe dónde está la imagen adecuada, cuál es la última versión ni si aún se puede usar. ¿Cuánto tiempo hay que conservarlo todo y cómo organizarlo para que sirva de verdad? Aquí tiene referencias concretas, sin pretender sustituir el asesoramiento de un jurista.
¿Cuánto tiempo conservar?
No existe un plazo único fijado por la ley para las fotos y vídeos de empresa. El plazo adecuado depende de tres cosas:
- El valor de uso. Las imágenes que aún se usan (web, presentación, reclutamiento) conviene conservarlas mientras se usen. Un fondo de imágenes gana valor con el tiempo.
- Los derechos. La cesión de derechos de autor y la autorización de derecho a la propia imagen están limitadas en duración, territorio y soportes. Una imagen cuyos derechos han caducado no debe seguir usándose.
- Los datos personales. Una persona identificable en una foto es un dato personal: el RGPD pide no conservar los datos más tiempo del necesario. Cuando un colaborador deja la empresa, hay que revisar el uso de sus imágenes.
En cuanto al material en bruto, una práctica habitual es conservarlo durante el proyecto y sus posibles repeticiones, y después decidir qué se archiva y qué se elimina. Conviene acordar ese plazo de antemano con su proveedor, en el presupuesto o el contrato.
¿Cómo organizarlos?
Una organización sencilla y compartida vale más que un sistema sofisticado que nadie aplica. Algunos principios:
- Nombrar los archivos con lógica. Por ejemplo: fecha_proyecto_lugar_número. El nombre debe entenderse sin abrir el archivo.
- Separar las fases. Material en bruto, selección, exportaciones finales y documentos jurídicos en carpetas distintas.
- Gestionar las versiones. Conservar la versión de referencia e indicar con claridad las derivadas (formatos, idiomas, duraciones).
- Añadir metadatos. Pie de foto, palabras clave, crédito y mención de derechos en los archivos fotográficos permiten encontrarlos con una búsqueda.
- Documentar los derechos. Para cada imagen: quién puede usarla, dónde y hasta cuándo.
Copias de seguridad: la regla 3-2-1
Un disco duro acaba siempre por fallar. La regla 3-2-1 es una buena referencia: tres copias de sus archivos, en dos tipos de soporte distintos, con una copia fuera del sitio (por ejemplo en la nube o en otro lugar). Una copia de seguridad que nunca se ha restaurado no es una garantía: pruébela de vez en cuando.
| Tipo de archivo | Conservar | Por qué |
|---|---|---|
| Exportaciones finales (vídeos, fotos retocadas) | A largo plazo, mientras duren los derechos | Es lo que usted utiliza |
| Selección (mejores tomas y fotos) | A largo plazo | Permite rehacer un montaje o una exportación |
| Material en bruto | Durante el proyecto y las repeticiones, luego decidir | Voluminoso, poco útil a la larga |
| Contratos y autorizaciones | Mientras se usen las imágenes | Prueba de los derechos de uso |
El vínculo con el banco de imágenes
Una biblioteca bien ordenada se convierte en un activo: en segundos se encuentra la imagen adecuada para una web, una feria o una oferta de empleo. Ahí es donde el banco de imágenes cobra todo su sentido: se construye a lo largo del año, en pequeñas series, en lugar de en una sola sesión. Nuestro artículo sobre los seis tipos de fotos que toda empresa necesita muestra lo que debe contener.
Para recordar. Conserve lo que sirve y lo que está cubierto por derechos vigentes, nombre y clasifique desde el primer día, haga copias en tres sitios y decida desde el presupuesto qué ocurre con el material en bruto. Para las cuestiones jurídicas, consulte a su asesor legal.
¿Una biblioteca de imágenes por estructurar?
Entregamos archivos nombrados, clasificados y acompañados de sus derechos de uso.